Policy Details
Date of Last Update
7/31/2008
Approved By
- Senior Leadership Team
Responsible Office
Office of General Counsel
Categories
Print Policy
Export Policy As PDF
Social Security Number Privacy Policy
SLT 10.6
Policy Statement
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Applicability This policy applies to all members of
包括教职员工和学生在内的GVSU社区.
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Access to Social Security Numbers. GVSU restricts
获取包含社会保障的信息或文件
给有合法身份的GVSU社区成员的号码
大学的商业原因访问这些信息或文件.
各部门的领导有权查阅社会
安全号码应决定哪些其他人员在他们的
院系在大学的日常生活中有正当的理由
业务过程中有访问这样的社会安全号码.
使用包含社会安全号码的记录的人员必须
采取适当的措施确保这些记录的安全
use.
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社会安全号码的机密性. Members
GVSU社区的任何成员都应为其保密
包含社会保障的大学信息或文件
与法律和政策相符的数字. No person shall
故意获取、储存、转移、使用、披露或处置
社会保险号除依照法律和本规定外
policy.
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Obtaining Social Security Numbers. Social security
只应在需要或允许的情况下收集号码
联邦和州法律或合法的大学商业原因
consistent with law and policy.
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Public Display. No more than four sequential digits
社会保障号码应当公开展示. Public
显示是指发布、使其可见或设置为开放视图
公众:公众成员或以公众的方式. This includes open view
on a computer screen or device.
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Account Numbers. As of the effective date of this
政策,GVSU已经采取了一个系统的过程,以消除社会
安全号码作为所有当前成员的识别号码
of the GVSU community. 一旦分配到另一种身份
号码,大学或个人不得返回
使用社会安全号码作为识别号码
person.
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Mailed Documents. Documents containing more than
社会保险号的四位连续数字只能是
在州或联邦法律、法规、条例、
或法院命令或规则授权,允许或要求社会
安全编号出现在文档中,作为文档发送的一部分
由个人发起的申请或注册过程,
经个人要求或许可,其
父母或监护人,或有关雇员或健康保险
benefit. 包含超过4位a的连续数字的文档
社会安全号码,通过邮件发送,
不得通过信封窗口或其他方式透露号码
从信封或包装的外面可以看到. Mail
包括通过普通美国邮件,校园邮件或任何其他邮件交付
交付服务,不需要签名的
recipient indicating actual receipt.
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Freedom of Information Act Requests. Where more
社会保险号的四位连续数字
包含在根据自由发布的文件中
《博天堂官方》规定,社会保障号码应予以修订或修改
否则在文件或副本之前呈现不可读
document is disclosed. 任何要求披露文件的要求
《博天堂官方网页》应首先参考
法律、合规和风险管理处.
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Storage of Documents. All documents containing
社会保障号码应当存储在物理安全的地方
manner. 不得将社会安全号码存储在计算机或计算机中
其他未经授权而未受保护的电子设备
access.
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Disposal of Documents. Documents containing social
安全号码将按照
州和联邦法律的要求,并与
legitimate business needs of GVSU. At such time as documents
含有社会保障号码的可以处置,这样处置
应在保密的情况下完成
社会安全号码,如粉碎.
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未经授权使用或披露社会保障
Numbers. 学校应当采取合理措施强制执行
本隐私政策,并纠正和防止的再次发生
any known violations. Anyone who knowingly obtains, uses or
为非法或相反的目的披露社会安全号码
符合本政策、州或联邦法律的要求
受到纪律处分直至解雇雇员或
开除符合现有纪律的学生
policies. 此外,某些违反该法的行为是犯罪行为
and/or civil sanctions. GVSU会配合相关法律
执法机关或行政机关在逮捕和
检控任何人明知而取得、使用或披露
将社会安全号码用于非法目的.
- Lawful and Required Use. Nothing in this policy is 旨在禁止收集、保留或传输 包含社会安全号码的文件或记录 或被州或联邦法律、法规或规章所允许的 个人的请求或得到个人的许可,用于行政管理 使用在日常业务过程中验证身份,进行追查 或提供或管理员工福利 such as health or retirement benefits.